Caso de éxito con OpenCms: Generación Electrónica de los Boletines Oficiales Provinciales

En el mundo actual, donde la digitalización es clave para la modernización de las administraciones públicas, la generación electrónica de Boletines Oficiales provinciales representa una innovación que no solo simplifica procesos, sino que los transforma en sistemas más eficientes, ágiles y seguros. Este tipo de soluciones permite a las administraciones optimizar sus recursos, mejorar la experiencia del usuario y garantizar altos niveles de confiabilidad. En este artículo exploramos un caso de éxito desarrollado por SAGA Soluciones, que emplea OpenCms como base tecnológica para materializar esta transformación y responder a las demandas del entorno actual.

Antes de la implementación de esta solución, no existía una herramienta completamente adaptada a las necesidades específicas de la gestión de boletines oficiales. Esto obligaba a las administraciones a recurrir a procesos fragmentados y altamente manuales que no solo requerían una carga considerable de trabajo en la maquetación del boletín mediante herramientas de edición de PDF, sino también en la gestión de aspectos esenciales como el registro, la verificación de la integridad de los datos, las firmas digitales y los procedimientos contables.  Además, la falta de una plataforma integrada imposibilitaba la conexión con otras herramientas y sistemas involucrados en la gestión del boletín, lo que aumentaba la fragmentación y los riesgos de errores.

Los anunciantes, por su parte, enviaban sus solicitudes a través de la sede electrónica o incluso por correo electrónico, acompañadas de documentos en formatos como Word o PDF, lo que incrementaba la posibilidad de errores y el tiempo necesario para procesar cada solicitud.

Para resolver estas necesidades, se diseñó una solución basada en OpenCms, cuya elección como soporte se fundamentó en diversas razones clave. OpenCms destaca por su flexibilidad, permitiendo abstraer datos en documentos y metadatos que facilitan la personalización de flujos de trabajo según los requerimientos específicos de las administraciones públicas. Su capacidad para integrarse de forma eficiente con sistemas existentes como, certificados digitales, firmas y sellos de verificación electrónica, registros, sedes electrónicas y otras herramientas de gestión lo convierte en una herramienta ideal para entornos administrativos complejos. Además, la integración nativa de SOLR como motor de indexación potencia las capacidades de búsqueda, ofreciendo una indexación detallada y rápida de los contenidos.

Otra ventaja significativa de OpenCms es su diseño modular, que no solo garantiza escalabilidad y rendimiento óptimo bajo demanda, sino que también facilita la extensión y adaptación de la solución para futuras necesidades. Asimismo, su compatibilidad con múltiples motores de bases de datos como Oracle, PostgreSQL y MariaDB asegura versatilidad en la implementación. Además, OpenCms ofrece una gran facilidad para modificar el look and feel de la herramienta, permitiendo adaptarla a la imagen corporativa de cada administración sin afectar la funcionalidad central del sistema.

 Por último, OpenCms cuenta con una comunidad activa y opciones de soporte profesional, lo que asegura su sostenibilidad a largo plazo y actualizaciones constantes que mantienen la plataforma a la vanguardia tecnológica.

La solución permitió implementar el ciclo de vida completo de los anuncios que forman un boletín, desde su inserción hasta su publicación, eliminando tareas repetitivas y reduciendo el margen de error. Se han integrado zonas específicas para anunciantes, quienes pueden acceder mediante certificados digitales para la inserción automatizada de anuncios, permitiendo distintos modos de composición de anuncios, desde una edición directa mediante editores integrados que permite la redacción y maquetación de anuncios sin conocimientos técnicos hasta la subida de directa de documentos pdf maquetados en base a plantillas.

Los gestores disponen de herramientas que agilizan la producción de boletines y mejoran los tiempos de respuesta en cuanto al tiempo de recepción de los anuncios hasta su publicación a días u horas. Hasta la propia gestión de pagos y cobros de la publicación de anuncios o su integración con los sistemas contables o de auditoría.

Todo esto se despliega en una infraestructura basada en Java EE, con soporte para Oracle, PostgreSQL y MariaDB, y un clúster con un servidor maestro y dos nodos de publicación para garantizar alta disponibilidad. Este despliegue se apoya en el módulo OCEE de Alkacon, que facilita la configuración y gestión del entorno en clúster. Gracias a OCEE, se optimizan las capacidades de sincronización y balanceo de carga entre nodos, asegurando un rendimiento óptimo y una alta tolerancia a fallos, aspectos clave para garantizar la continuidad del servicio.

Éste es el detalle de todos los módulos que a día de hoy están disponibles en la aplicación:

1. Módulo Registro de Anunciantes y Entidades
2. Módulo Gestor de Anuncios
3. Módulo de Firma de Anuncios
4. Módulo de Tramitación de Anuncios
5. Módulo de Maquetación de Anuncios
6. Módulo de Publicación de Anuncios
7. Módulo de Verificación de Anuncios
8. Módulo de Administración de Anuncios
9. Publicación y Gestión de Boletines
10. Anuncio, Sumario y Boletín
11. Módulo de Mis Solicitudes y Anuncios
12. Módulo de Datos de Mi Entidad
13. Configuración de Costes de los Anuncios
14. Configuración de Calendario
15. Módulo de Gestión de Tramitadores y Usuarios de la Entidad
16. Difusión Selectiva de la Información y Alertas de Publicación de Anuncios
17. Módulo Económico
    1. Pago con Tarjeta
    2. Convenios
    3. Autoliquidaciones
    4. Gestión de Facturación
18. Consulta del BOP
19. Desindexación de Datos de Carácter Personal
20. Archivo

Los resultados de esta solución han transformado por completo los procesos de gestión de boletines oficiales. En primer lugar, los anunciantes ahora pueden gestionar sus anuncios mediante un sistema basado en plantillas automáticas, lo que ha permitido una reducción del 90% en los tiempos y esfuerzos necesarios para la producción. Este cambio ha optimizado la carga de trabajo y ha eliminado ineficiencias derivadas de procesos manuales. Además, la solución ha aportado a los boletines una apariencia homogénea que facilita la lectura y la búsqueda de información, e incluso permite la descarga de un anuncio en formatos como JSON o XML, ampliando las posibilidades de uso y reutilización de los datos.

En términos de integridad, la solución garantiza que toda la información remitida quede almacenada de manera segura y verificable, proporcionando una trazabilidad completa desde el momento de la inserción del anuncio hasta su publicación. Esto no solo aumenta la confianza en el sistema, sino que también minimiza el riesgo de errores humanos.

Además, la infraestructura robusta, soportada por un entorno en clúster gestionado a través del módulo OCEE de Alkacon, asegura una alta disponibilidad y tiempos de respuesta rápidos. Con una disponibilidad superior al 99%, tanto los usuarios finales como los gestores disfrutan de un sistema fiable y eficiente, incluso durante picos de demanda.

La capacidad de integrar esta solución con otros sistemas administrativos, como los de contabilidad y auditoría, añade un nivel adicional de valor, permitiendo que las administraciones trabajen de forma más coordinada y eficaz, garantizando la integridad de la información . Todo esto se traduce en una modernización integral que no solo ahorra costes, sino que también mejora la experiencia de todos los actores involucrados.

Desde su implementación en la provincia de Sevilla, la solución se ha expandido a Granada, y en breve, estará operativa para la diputación de León y la diputación de Huesca. Además, se encuentra en proceso de adaptación para otros entornos, incluyendo potenciales adaptaciones internacionales. En términos tecnológicos, se trabaja en la migración a OpenCms 18 para garantizar la continuidad y modernización del sistema. El desarrollo de la aplicación sigue los paradigmas estándar de desarrollo de OpenCms en módulos, sin realizar modificaciones al core, lo que facilita mantenerse alineado con las versiones liberadas por Alkacon, la empresa que da soporte a OpenCms, haciendo que las actualizaciones sean una tarea sencilla y predecible.

Los anunciantes y gestores han destacado la facilidad de uso, el ahorro de tiempo y la capacidad de concentrarse en tareas de mayor valor añadido. Gracias a las herramientas integradas en el sistema, los anunciantes ahora tienen la posibilidad de gestionar sus anuncios de manera sencilla y eficiente, desde la creación hasta la publicación, utilizando plantillas predefinidas que minimizan el riesgo de errores. Esto les permite dedicar menos tiempo a tareas administrativas y enfocarse en otras prioridades.

Por otro lado, los gestores han visto una notable disminución en la carga de trabajo asociada a la recopilación y validación de anuncios, lo que se traduce en una mayor productividad y en tiempos de respuesta más cortos. En el caso específico de la Diputación de Sevilla, la entidad encargada de gestionar el Boletín Oficial Provincial ha logrado ofrecer nuevos servicios a los municipios de la provincia sin aumentar los costes operativos. Este avance ha convertido a la institución en un ejemplo de sostenibilidad, optimizando recursos y asegurando una gestión eficiente.

El desarrollo e implementación de esta solución ha sido posible gracias al compromiso y la experiencia de SAGA Soluciones, una empresa con una sólida trayectoria en el desarrollo de herramientas basadas en OpenCms. Apostar por OpenCms no solo refuerza su enfoque en soluciones tecnológicas robustas y escalables, sino que también refleja su capacidad para adaptarse a las necesidades específicas de sus clientes, como la modernización integral de los procesos de gestión de boletines oficiales.

SAGA Soluciones ha demostrado una gran pericia en la implementación de proyectos alineados con los estándares de desarrollo de OpenCms, asegurando la sostenibilidad del sistema y su fácil actualización a nuevas versiones. Con un enfoque en la eficiencia, la seguridad y la innovación, este proyecto es un testimonio del compromiso de SAGA con la transformación digital de las administraciones públicas.

El desarrollo e implementación de esta solución ha sido posible gracias al trabajo 100% interno de SAGA Soluciones, con el asesoramiento de INPRO (Diputación de Sevilla), el primer cliente que apostó por este sistema. Este caso de éxito es un ejemplo de cómo la tecnología puede modernizar y transformar procesos administrativos, ofreciendo herramientas eficientes, intuitivas y seguras para las administraciones públicas.

Este proyecto marca un punto de partida para la mejora continua en la gestión de boletines oficiales. Con un enfoque en la expansión gradual y adaptaciones específicas, esta solución busca seguir incrementando su eficiencia y accesibilidad para responder a las necesidades cambiantes de las administraciones públicas.